Д О В І Д К А

щодо стану організації роботи Ульяновського районного суду Кіровоградської області за 2012 рік та станом на 01 червня 2013 року

Ульяновський районний суд Кіровоградської області здійснює судочинство в районі з 1939 року, чисельність населення якого становить 23787 тис. громадян.

Штатний розпис Ульяновського районного суду складається із 3 суддів :

Голова суду                             Терновенко Альона Володимирівна;

заступник голови суду           Бондаренко Антон Антонович;

суддя                                       Ясінський Леонід Юрійович.

Працівників апарату суду в кількості 15 чоловік.

Станом на 21 червня 2013 року в суді дві вакантні посади працівників апарату, а саме тимчасово, на час відпустки по догляду за дитиною до 3-х річного віку,заступника керівника апарату суду та посада помічника голови суду. Оголошення про вакансії в апараті суду розміщені на веб-сайті суду та в районній газеті «Слово і час», планується проведення конкурсу на  01 липня 2013 року.

На даний момент  всі працівники апарату суду та судді забезпечені  матеріально-технічним обладнанням.

Робота Ульяновського районного суду Кіровоградської області здійснюється відповідно до плану роботи суду по півріччях на поточний рік.

Керівником апарату суду своєчасно розробляються  проекти планів роботи суду, після чого такі плани обговорюються на зборах суддів та остаточно затверджуються головою суду та доводяться до відома всіх працівників Ульяновського районного суду Кіровоградської області.

Плани роботи суду складаються на кожне півріччя. Вони містять відомості про найменування заходів, їх виконавців, строки виконання та відмітку про виконання.

Згідно плану роботи суду за перше та друге півріччя 2012 року було здійснено ряд заходів, а саме: підведено підсумки роботи суду за 2011 рік ; щопонеділка керівником апарату суду проводилися оперативні наради з апаратом суду щодо організації роботи на тиждень та усунення виявлених недоліків в роботі; здійснювалися перевірки роботи секретарів суду, секретарів судових засідань, помічників суддів; складалися статистичні  звіти; здійснювалася робота по проведенню конкурсів на заміщення вакантних посад працівників апарату суду; проводилися аналізи стану обліково-статистичної роботи за 2011 рік та за 1-е півріччя 2012 року,узагальнення даних судової статистики за 2011 рік та за 1-е півріччя 2012 року,узагальнення надходження та розгляду кримінальних справ за 1 кв.2012 року,узагальнення надходження та розгляду адміністративних справ за 1 квартал 2012 року,аналіз стану надходження кримінальних справ за категоріями за 5 місяців 2012 року,узагальнення розгляду кримінальних справ,що перебували у провадженні понад два місяці,узагальнення надходження та розгляду справ про адміністративне правопорушення за 1 квартал 2012 року та за 1-е півріччя 2012 року,узагальнення надходження та розгляду цивільних справ за 1 квартал 20123 року та за 9 місяців 2012 року,аналіз вчинення правопорушень неповнолітніми за 5 місяців 2012 року,узагальнення практики розгляду цивільних справ наказного провадження за 2 півріччя 2012 року; вивчення суддями та працівниками апарату суду Кримінального процесуального кодексу України, який набрав чинності 19.11.2012 року шляхом розробки задач; проведення Дня відкритих дверей для учнів випускних класів шкіл Ульяновського району в січні та грудні 2012 року; обговорення на нарадах суддів результатів розгляду цивільних та кримінальних справ повернутих судами вищих інстанцій тощо. Виконання кожного завдання покладається на відповідних суддів та працівників апарату суду. Відмітка про виконання планових завдань вноситься керівником апарату суду.

Станом на 21 червня 2013 року із запланованих заходів проаналізований стан обліково-статистичної роботи за 2012 рік ,проведено узагальнення даних судової статистики за 2012 рік,проаналізовано вчинення правопорушень неповнолітніми за 5 місяців 2013 року,проведено узагальнення розгляду кримінальних справ,що перебували у провадженні суду понад строки.

Виконавцями дотримуються строки проведення запланованих заходів, щодо кожного заходу в наряді міститься відповідний документ про його проведення, аналізи, практики роботи суду, письмові довідки, акти перевірок.

Крім того, щочетверга голова суду проводить оперативні наради з суддями. Проведення оперативних нарад фіксується протоколами, які в хронологічному порядку зберігаються у відповідному наряді суду.

Контроль за виконанням обов'язків працівників здійснюється головою суду, керівником апарату суду шляхом періодичних перевірок роботи працівників суду, обговоренням їх результатів на оперативних нарадах.

Діловодству Ульяновського районного суду Кіровоградської області приділяється значна увага . В своїй роботі працівники апарату суду користуються Інструкцією з діловодства та  Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого Рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 № 30 (зі змінами).

Керівником апарату суду Попович Л.В. забезпечено організацію діловодства в суді. Усі працівники апарату суду постійно ознайомлюються з новими нормативно-правовими актами і методичними рекомендаціями з діловодства.

Першим етапом в роботі суду є реєстрація документів.

Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції у суді здійснюється за допомогою комп'ютерної  програми «Д-3» секретарями канцелярії суду. Після проведення реєстрації в обліково-статистичних картках, справи та матеріали передаються керівнику апарату суду для здійснення автоматичного розподілу їх між суддями. Таким чином керівник апарату суду здійснює контроль за своєчасним та повним заповненням обліково-статистичних карток, зокрема при надходженні справ та документів, реєстрацією вхідної та вихідної кореспонденції. В суді перейнята практика апеляційного суду Кіровоградської області про додавання довідки про проведений керівником апарату суду авторозподіл. Копії довідок додаються до реєстрів зареєстрованих справ в системі «Д-3», що підшиваються у відповідні наряди. В день реєстрації вхідної та вихідної пошти роздруковуються відповідні реєстри, які підшиваються в наряди згідно номенклатури в хронологічному порядку. У канцелярії справи та матеріали реєструються у контрольному журналі судових справ та матеріалів, переданих для розгляду судді та передаються суддям відповідно до проведенного авторозподілу.

Згідно розпорядження керівника апарату суду №24 від 24.12.2010 року, на помічників суддів покладені обов»язки заповнення обліково-статистичних карток автоматизованої системи документообігу суду після винесення суддями процесуальних документів та інформацію про рух справ, що значно покращило можливість формування статистичних звітів в АС «Д-3».

Реєстри рекомендованої та простої кореспонденції ведуться окремо. Рекомендованною кореспонденцією направляються судові повістки про виклик в судове засідання, копії судових рішень, цивільні справи, передані згідно ухвал суду для розгляду за підсудністю, а також справи, що витребовуються іншими судами та уповноваженими органами для огляду.

Простою кореспонденцією направляються копії процесуальних документів за запитами, відповіді на запити та звернення громадян.

Документи первинного обліку Ульяновського районного суду Кіровоградської області (обліково-інформаційні картки) ведуться в електронному вигляді. Картки на особу по кримінальних справах, у яких закінчено провадження та які виконані, після закінчення календарного року роздруковані, прошиті та передані до архіву суду.

Відповідно до Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 27 червня 2006 року №68 (зі змінами), обліково-статистичні картки за 2012 рік із закінченим провадженням також роздруковані, та зберігаються у базі даних КП«Д-3».

Організація судового процесу здійснюється на належному рівні. Розподіл справ між суддями здійснюється автоматизованою системою документообігу суду  «Д-3». Всі судові процеси фіксуються автоматизованою системою, ведуться журнали судових засідань .

За інформаційно-технічне забезпечення суду відповідає головний спеціаліст з інформаційних технологій. В процесі роботи стежить за:

-         станом роботи АС «Д-3»,

-         роботою електронної пошти суду;

-       за своєчасністю надсилання електронних копій судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень,

-       наповненням веб-сайту тощо.

Ульяновський районний суд Кіровоградської області здійснює виконання вимог Закону України від 22 грудня 2005 року № 3262-ІУ «Про доступ до судових рішень» (зі змінами) та п.10 Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 2006 року №740 (зі змінами), копії судових рішень направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень.

Також, слід зазначити, що інформаційна наповненість веб-сторінки Ульяновського районного суду Кіровоградської області на порталі Судова влада України достовірна та відповідає дійсності. Згідно наказу голови суду визначено відповідальну особу для поповнення відповідною інформацією веб-сторінки. Сторінка підтримується у належному стані, актуальність новин контролюється керівником апарату суду, на сторінці присутня вся необхідна інформація для громадян, а саме: зразки заяв; інформація щодо публічної інформації, про перелік затверджених наказом голови суду документів, що містять службову інформацію; інформація про список осіб, відповідальних за забезпечення доступу до інформації, з зазначенням контактних телефонів; приймальні години керівництва суду; інформація про процедуру звернення до суду; адреса, номера телефонів суду, розклад роботи суду, керівництво та перелік суддів , народних засідателів та присяжних, списки призначених справ до розгляду  та інше.

Обліково-статистична робота в Ульяновському районному суді Кіровоградської області ведеться на належному рівні, хоча й потребує вдосконалення автоматизована система Д-3, щодо формування статзвітів.

Керівником апарату здійснено комплекс заходів для реалізації основних завдань обліково-статистичної роботи: забезпечення достовірності, об’єктивності, оперативності, стабільності та цілісності інформації про стан здійснення правосуддя, проаналізований стану обліково-статистичної роботи за 2012 рік.

З метою забезпечення функціонування й удосконалення діловодства та обліково-статистичної роботи у суді упродовж   2012 року:

а) щомісяця проводилися навчання з працівниками апарату суду щодо вдосконалення ведення діловодства у відповідності з Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді, що затверджена наказом ДСА України від 27.06.2006 р. № 68, рядом змін до КП «Д-3»;

б) систематично проводилися навчання з відповідальними працівниками суду щодо роботи з КП «Документообіг загальних судів» та КП «Д-3», вивчаються інструкції нових версій програм;

в) періодично відбувались практичні навчання з працівниками суду з питань роботи в КП «ДЗС» та «Д-3», обговорювались проблемні питання даної роботи, та шляхи їх вирішення;

д) двічі на місяць керівником апарату здійснювалась перевірка роботи помічників суддів та секретарів судових засідань;

ж)  керівником апарату  постійно вивчалися зміни, які вносилися до форм статистичних звітів та інструкції по їх складанню, вивчалися методичні рекомендації та роз’яснення.

У разі виявлення суттєвих недоліків в обліково-статистичній роботі, питання про їх усунення обговорюються на нарадах працівників апарату суду. В 2013 році керівником апарату разом із головним спеціалістом з ІТ суду щомісячно формуються статзвіти по суддям з метою виявлення помилок при заповненні ОСК по справам. Помилки виправляються, а в разі виникнення помилок в Д-3, головним спеціалістом з ІТ разом із спеціалістами ДП «Інформаційні судові системи»  проводяться усунення недоліків та збоїв.

Протягом 2012 року та станом на 21 червня 2013 року значних порушень в обліково-статистичній роботі не виявлено, але складності виникають під час заповнення електронних обліково-статистичних карток, які заповнюються з помилками та не в повному обсязі. Причинами таких недоліків є  недосконалість  програми та помилки, що допускаються  працівниками апарату суду при заповненні ОСК.

Керівником апарату суду підготовлені та здані до ТУ ДСА статистичні звіти за  2012 рік. Статистичні звіти подавались до ТУ за допомогою КП «Д-3». В зазначеній програмі сформовано автоматично звіти форми №1-1, №1, №2-Ц, №2-А, №3, №4, №5   №1-Л, №1-ОП ( в деяких формах звіту -№1-1, №1-1ОП  додатково редагувалися дані  вручну).

Електронні варіанти статистичних звітів та оригінали статистичних звітів (паперові варіанти) за 2011-2012 роки знаходяться у відповідних нарядах.

Звітність подавалась вчасно, в межах строків, передбачених Інструкцією щодо заповнення і подання форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів, затвердженої наказом ДСА України від 5 червня 2006 року №55 (зі змінами).

В зазначеному періоді керівником апарату проведено узагальнення здійснення судочинства Ульяновським районним судом Кіровоградської області за перше та друге півріччя 2012 року.

У  2012 році до Ульяновського районного суду Кіровоградської області надійшло 2104 справи і матеріали (кримінальні, цивільні, адміністративні, справи про адміністративні правопорушення), спостерігається тенденція до зменшення (- 38,53 %) кількості справ і матеріалів, що надійшли на розгляд в порівнянні з  2011 роком.

Динаміку цих надходжень відображають показники, наведені в таблиці № 1.

         У  2012 році в Ульяновському районному суді перебувало на розгляді 626 цивільних справ та матеріалів, з яких залишок нерозглянутих справ з 2011 року – 53, надійшло на протязі 2011 року -489, а на протязі 2012 року – 573.

          В порівнянні з 2011 роком надходження у 2012 році збільшилось на 11,39%.

          Із загальної кількості цивільних справ, що перебували на розгляді в  2012 році – 13 справ наказного провадження, які розглянуті (що складає 100 % розглянутих справ). З розглянутих справ по 13 справам видано судовий наказ .

         Справ позовного провадження перебувало на розгляді - 514, з яких розглянуто – 413 справ і залишок нерозглянутих справ становить – 54 (що складає 81 % розглянутих справ). Із загальної кількості розглянутих справ позовного провадження – 339 розглянуто із ухваленням рішення, 11 із закриттям провадження у справі, 55 із залишенням заяви без розгляду та 8 справ передано в інші суди.

         Справ окремого провадження перебувало на розгляді – 53, з яких  розглянуто – 47 справи (що складає 89 % розглянутих справ), з яких 43 ухваленням рішення , 4 залишено без  розгляду. Залишок нерозглянутих справ на кінець звітного періоду становить 6 справ.

           У 2012 році в Ульяновському районному суді перебувало на розгляді 298 справ і матеріалів кримінального судочинства, з яких залишок нерозглянутих справ з 2011 року – 16, надійшло на протязі 2011 року кримінальних справ-131, а на протязі 2012 року – 147. В порівнянні з 2011 роком надходження у 2012 році збільшилось на 10,88%.

          Із загальної кількості справ, що перебували на розгляді в 2012 році, розглянуто – 145 справи, а залишок нерозглянутих справ на кінець звітного періоду становить – 2 (що складає 98 % розглянутих справ). З загальної кількості розглянутих справ – 107  розглянуто із постановленням вироку, 22 справ із закриттям провадження у справі, 10 справ повернуто на додаткове розслідування, та 6 справи направлені за підсудністю. 

          В 2012 році засуджено 122 осіб, з яких  20 позбавлено волі на певний строк,  до 1 застосовано арешт, до 15 застосовано громадські роботи, на 12 осіб накладено штрафи та 73 звільнено від покарання,1-обмеження волі.

           У 2012 році в Ульяновському районному суді перебувало на розгляді 235 матеріалів та справ адміністративного судочинства, з яких залишок нерозглянутих справ з 2011 року – 0, надійшло на протязі  2011  року – 1324 справ. В порівнянні з 2011 роком надходження у 2012 році зменшилось на 82,25%.

          Із загальної кількості справ, що перебували на розгляді в 2012 році, закінчено провадження у справах - 52, а залишок нерозглянутих справ на кінець звітного періоду становить – 3 (що складає 94 % розглянутих справ). З загальної кількості розглянутих справ – 38 з прийняттям постанови та 14 заяв залишено без розгляду.

           У  2012 році в Ульяновському районному суді перебувало на розгляді 969 справ і матеріалів про адміністративні правопорушення, з яких залишок нерозглянутих справ з 2011 року становить – 24, надійшло на протязі  2012 року – 945. В порівнянні з 2011 роком надходження у 2012 році зменшилось на 19,02%.

          Із загальної кількості справ, що перебували на розгляді в 2012 році, розглянуто – 827 справ, 50 справ повернуто та 31 справа знаходиться у залишку (що складає 96 % розглянутих справ). З загальної кількості розглянутих справ по 772 справам накладено адміністративне стягнення та 41 справи закрито у зв’язку з закінченням строків накладання адміністративного стягнення.

        Із загальної кількості справ, по яких накладено адміністративне стягнення по 70 справах застосовано попередження, по 396 справах присуджено штрафи, по 199 справах присуджено громадські роботи, по 123 справах присуджено адміністративний арешт та по  30 справах осіб позбавлено прав керування транспортним засобом.

       3 справи про порушення вимог Закону України «Про запобігання та протидії корупції » : закриті – 1 та 2 справи розглянуті .

             Слід зазначити, що у 2012 році мали місце випадки тривалого не розгляду справ в строки, передбачені Законом. Так, кримінальних справ, які були не розглянутих у строки – 8 (причини тяганини: неявка свідків чи інших учасників процесу, призначення експертиз, тощо), цивільних справ – 12 (причини тяганини: призначення експертиз за клопотаннями учасників процесу).  За п’ять місяців 2013 року не розглянуто у строки, передбачені для розгляду кримінальних справ та кримінальних проваджень - 2, цивільних справ – 6.

      Надійшло апеляцій в 2012 році – 29 апеляцій на вироки та постанови суддів в кримінальних справах, з них :

                    на рішення судді  Терновенко А.В.- 11 :

1апеляція Мохнатюка В.В. по кримінальній справі №1-146/11- 13.03.2012 р.- вирок  залишений без змін;

1 апеляція прокурора Ульяновського району по  кримінальній справі №138/12 по обвинуваченню Ткач С.В. на розгляді в АС Кіровоградської області (оголошена в розшук);

1 апеляція прокурора Ульяновського району по  кримінальній справі №1-137/11 по обвинуваченню Хачидзе, Патоки, Сербіна- 05.06.2012 року вирок скасовано, направлена на новий розгляд;

1 апеляція прокурора Ульяновського району по  кримінальній справі №678/12 по обвинуваченню Ніколаєнка Р.П.- 10.08.2012 року повернута для виконання вимог ст.350,351 КПК України, 01.10.2012 року постанова про визнання апеляції такою, що не підлягає розгляду;

1 апеляція прокурора Ульяновського району по  кримінальній справі №1592/12 по обвинуваченню Кулика А.Є.-22.01.2013 року вирок скасовано, направлено на новий розгляд;

1 апеляція прокурора Ульяновського району по  кримінальній справі №158/12 по обвинуваченню  Колосовського -22.01.2013 року апеляція без задоволення вирок без змін;

3 апеляції по кримінальній справі №1-91/11 адвоката Козлової Н.О., адвоката Животовської Г.М., засудженого Данілова - справа  АС Кіровоградської області направлена на ДОС;

2 апеляції прокурора Ульяновського району, Боанке В.П. по  кримінальній справі №1307/12 по обвинуваченню  Боанке В.П.-26.02.2013 року апеляція без задоволення, вирок без змін.

1 апеляція адвоката Задорожнюк О.Б. по кримінальній справі №1305/12 по обвинуваченню Коваля Я.П. 21.03.2013 року вирок скасовано.

      В 2012 році 24 квітня 2012 року апеляція прокурора без задоволення,а вирок без змін по кримінальній справі №1-71/11 по обвинуваченню Воронюка В.В., Щербатюка Р., Самойлюка Є.М., Гудими В.Г.

                                 На рішення судді Бондаренка А.А.:

1 апеляція прокурора Ульяновського району по  кримінальній справі №1-148/11 по обвинуваченню Ніколаєнка Р.П.-27.03.2012 р. апеляція задоволена, вирок скасований, направлена на новий розгляд;

1 апеляція прокурора Ульяновського району по  кримінальній справі №1194/12 по обвинуваченню Храбана І.О.-09.10.2012 року апеляція без задоволення, постанова без змін;

2 апеляції прокурора Ульяновського району,адвоката Колесніка І.В. по  кримінальній справі №254/12 по обвинуваченню Животовського М.М.-01.11.2012 року апеляція задоволена частково, вирок скасовано,справа на ДОС;

1 апеляція прокурора Ульяновського району по  кримінальній справі №1173/12 по обвинуваченню Христенка 26.02.2013 рокуапеляція задоволена, на повторний розгляд в іншому складі суду.

     В 2012 році 17 січня 2012 року залишена без розгляду апеляція прокурора Ульяновського району та  постанова без змін по кримінальній справі №1-133/11 по обвинуваченню Ткачука М.В.,

По кримінальній справі №1-138/11 по обвинуваченню Стаднікова С.М. апеляційне провадження закрито.

                            На рішення судді Ясінського Л.Ю.:

1 апеляція прокурора Ульяновського району по  кримінальній справі №1-142/12 по обвинуваченню Ніколайчука О.С.- апеляція задоволена частково,постанова скасована, новий судовий розгляд;

1 апеляція прокурора Ульяновського району по  кримінальній справі №1-62/11 по обвинуваченню Чернецького В.М.-03.04.2012 року вирок скасований, новий судовий розгляд;

1 апеляція Зеленяк Н.І.по кримінальній справі №1-126/11-07.08.2012 року вирок скасовано, новий судовий розгляд;

2 апеляції прокурора Ульяновського району,адвоката Гороха О.П. по  кримінальній справі №518/12 по обвинуваченню Нестеренка Р.А.- 07.08.2012 року апеляція без задоволення;

2 апеляції прокурора Ульяновського району,Рабцуляка П.В. по  кримінальній справі №294/12 по обвинуваченню Ницюка, Рабцуляка, Пацана, Заїки -09.10.2012 року повернута для виконання вимог ст.349 ч.4 КПК України 24.12.2012 року направлена на розгляд в АС Кіровоградської області, 05.03.2013 року апеляція без задоволення;

1 апеляція адвоката Козлової Н.О.по кримінальній справі №1-40/11 по обвинуваченню Паламарчука С.Г.та Паламарчук І.Ю.-06.11.2012 року апеляція без задоволення, вирок без змін;

1 апеляція Забуранного Ю.М.по кримінальній справі №553/12-30.10.2012 року апеляція без задоволення, вирок без змін;

1 апеляція адвоката  Гончарука О.О.по кримінальній справі №795/12 по обвинуваченню Кривого Д.Д. на розгляді в АС Кіровоградської області, винесена постанова, про те, що апеляція не підлягає розгляду;

1 апеляція прокурора Гайворонського району по  кримінальній справі №680/12 по обвинуваченню Маліновича -29.01.2013 року справа повернута для виконання вимог ст.350, 352 КПК України, на розгляді;

1 апеляція прокурора Гайворонського району по  кримінальній справі №1556/12 по обвинуваченню Шлапака-19.02.2013 року апеляція без задоволення,постанова без змін.

     В 2012 році 27 березня 2012 року залишена без задоволення апеляція прокурора, а вирок скасований по кримінальній справі №1-139/11 по обвинуваченню Гальчинського Р.І.

          Нагальним прикладом дієвості та ефективності нарад, рекомендацій є  те, що зменшилась  кількість не розглянутих цивільних та кримінальних справ, які знаходяться  в провадженні суддів понад 6 місяців.

         На даний час в провадженні суду не розглянута понад 1 рік  1 цивільна справа №2-67/10 за позовом Мельника Юрія Миколайовича до Параконного Олександра Федоровича про відшкодування матеріальної та моральної шкоди заподіяної в наслідок ДТП (по  якій провадження зупинено у зв’язку з  призначенням експертизи).

Голова суду тримає на контролі організаційне  керівництво. Перш за все приділяється увага відвідувачам суду (учасникам процесу, тощо). Для них створені всі відповідні умови  та приділяється належна увага.

На інформаційних стендах суду розміщена інформація щодо справ, призначених до розгляду суддями. Наявні реквізити по сплаті судового збору та реквізити депозитного рахунку суду, міститься інформація щодо годин прийому громадян головою суду, суддями, керівником апарату суду, розміщені зразки заяв та інше.

Належні умови щодо чистоти та порядку приміщення забезпечує прибиральниця службових приміщень.

Що стосується організації роботи архіву Ульяновського районного суду Кіровоградської області, то вона проводиться з дотриманням вимог Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом ДСА України від 15.12.2011 №168 та Переліку судових справ, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого 11.02.2010 року наказом ДСА України № 22. Справи , в яких закінчився термін зберігання знищуються складом комісії, яка затверджена наказом голови суду, про що складаються відповідні акти.

         Особові справи працівників ведуться за встановленою формою відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 25.05.1998р. №731. Всім особовим справам присвоєно реєстраційні номери, які відповідають порядковим номерам. Сформовані особові справи реєструються у книзі обліку руху особових справ. Справи працівників, які були звільнені, списуються до архіву в установленому порядку.

Трудові книжки ведуться згідно вимогам Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення від 29.07.1993р. №58. Книга обліку руху трудових книжок пронумерована, прошнурована та скріплена підписом голови суду і відтиском гербової печатки.

Записи вносяться на підставі наказів про призначення, переведення на іншу посаду, присвоєння чергового рангу, звільнення, заохочення працівників тощо, керівником аппарату суду.

Приміщення Ульяновського районного суду досить велике, але потребує значних коштів для повного облаштування. В зв»язку із неможливістю побудови пандуса, для людей з фізичними вадами встановлено  кнопку виклику . На двері , що ведуть в кабінети та зал судового засідання другого поверху встановлений кодовий замок, є камери для арештованих та кімната для конвою. Встановлено відеоспостереження в приміщенні суду та зовнішнє відеоспостереження. Прибудинкову територію суду облаштовано клумбами з квітами та засіяно газонною травою.

Питання, які є важливими для організації роботи суду та забезпечення судочинства обговорюються на оперативних нарадах суду, які проводяться щотижнево та зборами суддів. Зокрема, на оперативних нарадах обговорюються питання за наслідками аналізу скасованих апеляційною та касаційною інстанцією судових рішень, аналіз судової практики щодо розгляду справ різних категорій, обговорюються списки нерозглянутих справ, які перебувають у провадженні суддів за наслідками вивчення дотримання строків розгляду справ, якістю їх розгляду, зверненням до виконання судових рішень, обговорюються інші питання планової та поточної діяльності суду, вивчаються документи і листи, які надходять від установ та організацій і стосуються роботи суду, зокрема від апеляційного суду Кіровоградської області, Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ, Верховного Суду України, рішення Європейського суду з прав людини. На цих нарадах також обговорюються проблемні питання і недоліки в роботі суду, працівників апарату суду та організації роботи суддів, визначаються шляхи подолання проблем та недопущення аналогічних ситуацій в подальшому.

  Важливі управлінські рішення закріплюються документально в наказах голови суду, керівника апарату суду, зміст яких доводиться до всіх працівників суду під підпис. Таким чином затверджено склад інвентаризаційної комісії, визначено осіб, створено та затверджено склад постійно діючої експертної комісії щодо передачі до архіву справ, документів суду та їх знищення, визначено голову та членів комісії з соціального страхування, затверджено склад конкурсної комісії та порядок проведення іспиту кандидатів на заміщення вакантних посад державних службовців, затверджений перелік працівників апарату суду з наданням права застосування ЕЦП від АЦСК ІДД (отримання інформації щодо номерів облікових карток платників податків боржників та стягувачів).

 Керівником апарату суду ведеться суворий контроль за дотриманням виконавської дисципліни працівниками апарату суду, щодо своєчасного надання відповідей на запити та направлення відповідей на звернення громадян, щодо надання публічної інформації. Проведено узагальнення щодо таких запитів,з яким можливо ознайомитися на веб-сайті суду.

Скликаються та проводяться Збори суддів, зокрема для вирішення питань, щодо користування в процесі роботи суду Положенням про автоматизовану систему документообігу суду та самою програмою «Д-3», інших нагальних питань.

В своїй роботі працівники апарату суду працюють згідно посадових інструкцій з додержанням вимог Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, законодавства, що регулює звернення громадян та доступ до інформації.

Головою суду та керівником апарату суду здійснюється ефективне керівництво: канцелярія суду працює налагоджено, працівники апарату суду в повному обсязі та чітко виконують свої обов'язки.

Головою суду  Терновенко А.В. до 09 січня 2013 року, а в.о.голови суду Бондаренком А.А. здійснюється ефективне керівництво, яке забезпечує злагоджену роботу суду, дієве управління та результативний контроль.

Активну дієву допомогу в здійсненні судочинства суддями Ульяновського районного суду Кіровоградської області надають судді апеляційного суду, які є кураторами нашого суду. Злагоджена робота ведеться завдяки проведенням керівництвом апеляційного суду Кіровоградської області семінарських занять, нарад, які проводяться з головами районних судів .